Usuários e papéis
Sua conta Notavia pode ter vários usuários, cada um com seu próprio login (Google, Microsoft ou e-mail com código).
Papéis
| Admin | Operador | |
|---|---|---|
| Cadastros, matriz, emissão, eventos, relatórios | ✓ | ✓ |
| Notas recebidas, inutilizações | ✓ | ✓ |
| Emitentes e certificado A1 | ✓ | só leitura |
| Acesso restrito a algumas empresas (CNPJs) | nunca | opcional |
| Usuários e convites | ✓ | — |
| Chaves de API e webhook | ✓ | — |
| Plano/assinatura, e-mail da NF-e, auditoria | ✓ | — |
Regra de segurança: a empresa sempre mantém pelo menos um Admin — o sistema impede remover ou rebaixar o último.
Convidando alguém
- Em Administração → Usuários → Convidar, informe o e-mail e o papel.
- A pessoa recebe um e-mail com o link; o convite vale por 7 dias.
- Ao entrar pela primeira vez com aquele e-mail, ela já cai na sua empresa com o papel definido (em vez de criar uma conta nova separada).
Convites pendentes podem ser cancelados na mesma tela.
Acesso por empresa (CNPJ)
Quando a conta tem várias empresas (um escritório de contabilidade, um grupo com mais de um CNPJ), o Operador pode ficar restrito a algumas delas. Em Administração → Usuários, clique no ícone de prédio ao lado do usuário e escolha Somente as empresas escolhidas. No convite, escolha as empresas no campo ao lado do papel: a restrição já vale no primeiro acesso.
O usuário restrito:
- vê e emite só pelas empresas liberadas: notas, NFS-e, DC-e, notas recebidas, séries, certificado, relatórios e o painel inicial mostram apenas essas empresas;
- vê os cadastros de todas as empresas (clientes, produtos, transportadoras e serviços) e os ligados a alguma das suas empresas. O que ele cadastra fica nas empresas dele; o que vale para outras empresas ou para todas ele usa, mas não altera;
- consulta a matriz de impostos (as regras da conta e as das suas empresas), as operações fiscais, os grupos e as embalagens, mas não altera;
- não acessa canais de venda, a importação por planilha nem a assistente Via.
Administrador sempre acessa todas as empresas. Cada cadastro de cliente, produto, transportadora e serviço tem o campo Empresas: Todas as empresas da conta (o padrão para quem não é restrito) ou uma ou mais empresas escolhidas por quem cadastra. O usuário restrito escolhe só dentre as empresas dele, e a nota só aceita cadastro que atenda à empresa emitente. O código do produto e o CPF/CNPJ do cliente continuam únicos na conta inteira: se já existirem numa empresa que o usuário não vê, ele recebe o aviso de que o cadastro já existe.
Quem pede acesso a um CNPJ que já está em outra conta e é aprovado entra restrito à empresa que pediu; o Admin amplia na mesma tela, se quiser.
Trocando papel ou removendo
Na lista de usuários, o Admin pode promover/rebaixar (Admin ↔ Operador) e remover usuários. Quem é removido perde o acesso imediatamente, mas o histórico do que fez permanece na auditoria.
Auditoria
Em Administração → Auditoria (Admin), a trilha de tudo o que aconteceu: logins, emissões, cancelamentos, alterações de certificado, chaves de API, convites… com usuário, data/hora e IP. Filtre por período e texto. Atende às exigências de rastreabilidade da LGPD.