Emitente e certificado A1

Vídeo (1:59, com legendas): O cadastro do emitente — CNPJ, regime, ambiente e certificado A1. Também na biblioteca Aprenda do portal.

O emitente é a empresa que emite as notas. Cada conta pode ter um ou mais emitentes (CNPJs), conforme o plano contratado.

Cadastrando o emitente

Em Cadastros → Emitentes → Novo:

1. Digite o CNPJ e clique em Buscar CNPJ — razão social, endereço, UF e município são preenchidos automaticamente a partir da Receita Federal.
2. Confira a Inscrição Estadual (pode ser digitada com ou sem pontuação — o sistema remove a máscara ao transmitir; empresas isentas usam ISENTO).
3. Selecione o regime tributário (Regime Normal ou Simples Nacional/MEI) — isso define se a matriz de impostos usa CST ou CSOSN.
4. Escolha UF e município nas listas (o código IBGE é preenchido sozinho ao selecionar a cidade).
5. Defina o ambiente (Homologação para testes, Produção para valer).
6. (Opcional) Marque os segmentos do seu negócio e, se você presta serviço, Emite NFS-e.
7. (Opcional) Marque Emitente padrão — ele virá pré-selecionado na tela de emissão. Com um único emitente cadastrado, a pré-seleção é automática.

A série não fica aqui. Ela saiu do cadastro do emitente e virou cadastro próprio em Cadastros → Séries de numeração, com o contador de cada série à vista — inclusive para continuar a numeração de outro sistema. Veja Séries de numeração.

Homologação × Produção (onde trocar o ambiente)

O ambiente de emissão fica no campo Ambiente padrão do cadastro do emitente (Cadastros → Emitentes → abrir o emitente). É por emitente:

• Homologação — ambiente de testes da SEFAZ. As notas não têm valor fiscal, o destinatário é padronizado pela SEFAZ e não consomem a cota do seu plano. Use à vontade para validar a configuração.
• Produção — vale de verdade: as notas têm valor fiscal e contam na cota.

Para virar a chave: abra o emitente, mude Ambiente padrão de Homologação para Produção e salve (o sistema pede uma confirmação). A partir daí, toda emissão daquele CNPJ é em produção.

A tela Emitir NF-e mostra um aviso destacado do ambiente do emitente selecionado: faixa amarela "HOMOLOGAÇÃO — sem valor fiscal" ou verde "PRODUÇÃO — valor fiscal". Confira sempre antes de emitir.

Antes de ir para produção: faça ao menos uma emissão de teste em homologação, confirme o DANFE e, se usar a API, lembre que a emissão segue o ambiente configurado no emitente.

Segmentos do negócio

Ainda no cadastro do emitente, o painel Segmentos (liberam campos específicos na emissão) abre grupos do XML conforme o ramo da empresa. Todos já têm efeito — marcar é o que faz o campo aparecer na tela Emitir; desmarcado, o campo é ignorado mesmo que venha pela API.

• Rastreabilidade (lote/validade) — medicamentos, alimentos, cosméticos e veterinários (grupo rastro). A SEFAZ exige rastreabilidade junto com o grupo de medicamento (rejeição 873).
• Importação (DI/DUIMP) — Declaração de Importação com adições e o II por item. Ver Importação (DI).
• Exportação — grupo de exportação da nota (UF de saída, local de embarque e de despacho) e o detExport por item (drawback e exportação indireta). Ver Exportação.
• Marketplace/intermediador — CNPJ e cadastro do intermediador na plataforma.
• Combustíveis — código e descrição ANP, GLP e gás natural, CIDE e encerrante. É o que liga o ICMS monofásico (ad rem por unidade, não por percentual).
• Veículos novos — chassi, cor, potência, cilindradas, ano, tipo de pintura.
• Medicamentos (ANVISA) — código ANVISA, preço máximo ao consumidor e motivo de isenção.
• Zona Franca de Manaus (Reforma) — crédito presumido de IBS por item (gCredPresIBSZFM).

Os quatro últimos estão detalhados em Segmentos.

Deixe marcado apenas o que se aplica à sua empresa — assim a tela de emissão fica enxuta.

NFS-e (Sistema Nacional)

Logo abaixo dos segmentos, Emite NFS-e habilita a nota de serviço pelo Sistema Nacional (gov.br) — documento diferente da NF-e, com tela e cadastro próprios. Exige que o município do emitente esteja conveniado ao Sistema Nacional, que a empresa esteja autorizada a emitir lá, e que a inscrição municipal e o código IBGE do município estejam preenchidos. Ver NFS-e.

Logotipo no DANFE

Na mesma tela, o painel Logotipo do DANFE aceita uma imagem PNG ou JPEG (máx. 300 KB) que passa a aparecer no cabeçalho de todos os DANFEs do emitente — inclusive no PDF enviado por e-mail ao cliente. Dica: fundo branco ou transparente e proporção aproximadamente quadrada ou levemente horizontal rendem melhor no espaço do cabeçalho. Para trocar, basta enviar outra imagem; para remover, o botão ao lado da prévia.

Enviando o certificado A1

Vídeo (1:39, com legendas): Certificado digital A1 — onde fica, como conferir e como renovar. Também na biblioteca Aprenda do portal.

O certificado digital A1 (arquivo .pfx) é obrigatório para assinar e transmitir as notas.

1. Abra o emitente e vá em Certificado.
2. Envie o arquivo .pfx e informe a senha.
3. O sistema valida o arquivo na hora e mostra titular e validade.

Segurança: o arquivo e a senha são criptografados em repouso — nem a equipe Notavia consegue lê-los. O certificado é usado para assinar e transmitir suas notas à SEFAZ e para as consultas que você mesmo pede à SEFAZ sobre a sua empresa (situação de nota, notas recebidas, situação cadastral).

Situação na SEFAZ (Verificar na SEFAZ)

No cadastro do emitente, o painel Situação na SEFAZ tem o botão Verificar na SEFAZ. Ele consulta o cadastro de contribuintes da SEFAZ da UF do emitente e mostra:

• Situação cadastral — se a inscrição estadual está habilitada;
• Credenciamento para NF-e — se a SEFAZ registra a empresa como emissora de NF-e;
• inscrição estadual e regime de apuração que a SEFAZ tem cadastrados.

Use quando a SEFAZ recusar uma nota por cadastro (por exemplo, 245 "CNPJ Emitente não cadastrado"): se aparecer "Não credenciado para emissão da NF-e", faça o credenciamento na SEFAZ da sua UF (veja Solução de problemas).

Detalhes:

• É só informativo: não muda nada no cadastro nem bloqueia a emissão.
• A consulta usa o seu certificado A1 e vai sempre à base de produção da SEFAZ — é lá que está o cadastro real, mesmo que o emitente esteja em homologação.
• Nem toda SEFAZ oferece o serviço. Hoje ele existe para AC, AM, BA, ES, GO, MG, MS, MT, PB, PE, PR, RN, RS, SC e SP; nas demais UFs o painel avisa que a consulta não está disponível.
• Algumas SEFAZ respondem "a SEFAZ não fornece a informação" sobre o credenciamento, e o cadastro pode demorar a refletir um credenciamento recém-feito.
• Para não sobrecarregar a SEFAZ, dá para consultar o mesmo emitente uma vez a cada 30 segundos.

Vencimento do certificado

Certificados A1 valem 1 ano. Quando faltar menos de 30 dias, os Administradores recebem um alerta por e-mail (no máximo um por semana). Renove com sua Autoridade Certificadora e envie o novo .pfx na mesma tela — a troca vale imediatamente.

Certificado vencido = SEFAZ rejeita a transmissão. Não deixe para a última hora.

Contingência SVC

Se a SEFAZ do seu estado estiver fora do ar, ative o modo SVC (Sistema Virtual de Contingência) no cadastro do emitente, informando uma justificativa (mínimo 15 caracteres). As notas passam a ser autorizadas pelo ambiente virtual (SVC-AN ou SVC-RS, conforme a UF). Voltou ao normal? Retorne o modo de emissão para Normal.