Matriz de impostos

A matriz é o coração fiscal do Notavia: você cadastra as regras tributárias uma vez e o sistema calcula sozinho os impostos de cada nota — ICMS, ICMS-ST, FCP, IPI, PIS, COFINS, DIFAL e os novos IBS/CBS/IS da Reforma Tributária.

Regra de ouro: cada regra define um único tributo. Uma nota de ICMS + IPI + PIS + COFINS usa quatro regras (uma por tributo). Você monta o "quebra-cabeça" tributo a tributo, e o sistema junta tudo na hora de emitir.

Dica: o painel Fiscal → Revisões fiscais aponta as regras desta matriz que estão incompletas, com código inexistente ou vencendo sem sucessora. Veja Revisões fiscais.

Como uma regra funciona

Cada regra diz: "para este tributo, nesta combinação de produto/cliente/rota, aplique esta tributação". Os campos de combinação (chaves) são:

Campo em branco = coringa (vale para qualquer valor).

Empresa isola uma regra a um CNPJ da conta: com a empresa preenchida, a regra só vale para notas emitidas por ela; em branco, vale para todas. Em contas de uma empresa só o campo nem aparece. A regra da empresa vence a regra geral da conta quando as demais chaves empatam (a empresa pesa menos que produto, NCM, grupo e UF, mas mais que regime e consumidor final). Usuário restrito a algumas empresas vê as regras da conta e as das suas empresas, e só o Administrador altera.

Especificidade: a regra mais específica vence

Quando mais de uma regra combina com a nota, vence a que tem mais chaves preenchidas. Empate é resolvido pela prioridade (número — maior vence; o padrão é 0). Persistindo o empate, vence a regra de vigência mais recente. Exemplo prático:

1. Regra geral: ICMS 18% para qualquer saída SP → SP (sem chaves específicas).
2. Regra específica: ICMS 12% para o NCM 22021000 em SP → SP.

Uma venda de refrigerante usa a regra 2; qualquer outro produto usa a regra 1. É assim que você mantém uma base genérica e abre exceções pontuais (por NCM, produto, grupo ou cliente).

Vigência

Toda regra tem início e fim de vigência. Isso é essencial para a Reforma Tributária: as alíquotas de IBS/CBS mudam todo ano de 2026 a 2033. Cadastre a regra de 2026 com vigência até 31/12/2026 e a de 2027 a partir de 01/01/2027 — a troca é automática na virada.

CST × CSOSN (qual usar)

• Regime Normal (Lucro Real/Presumido) → use CST (ex.: 00 tributada integral, 20 com redução de base, 40 isenta, 10/70 com ST).
• Simples Nacional/MEI → use CSOSN (ex.: 102 sem permissão de crédito, 201/202 com ST, 500 ST retido anteriormente).

O regime vem do cadastro do emitente; a matriz aceita os dois. Se você trocar o regime do emitente, ajuste as regras de ICMS (CST ↔ CSOSN) conforme o novo regime.

No Simples (CSOSN 102/103/300/400) o ICMS não é destacado na nota — o sistema zera base e valor automaticamente, como exige a SEFAZ.

Como preencher cada tributo

Cada tributo usa só um subconjunto dos campos da regra. A tabela abaixo é o mapa rápido; os exemplos completos vêm logo em seguida.

Base de cálculo padrão (NF-e): valor do produto + frete + seguro + outras despesas − desconto. O IPI entra na base do ICMS quando a venda é a consumidor final ou a não contribuinte (uso/ consumo); entre contribuintes para revenda, o IPI fica fora.

ICMS próprio

Tributada integral (CST 00) — alíquota cheia sobre a base. Item de R$ 1.000 → vBC 1.000,00 · vICMS 180,00.

Redução de base (CST 20) — reduz a base antes da alíquota. Item de R$ 1.000 → vBC 600,00 (1.000 × 60%) · pRedBC 40 · vICMS 108,00.

Desoneração do ICMS (vICMSDeson)

Use somente quando há um benefício fiscal real que desonera (isenção, redução com fundamento legal) e a UF exige informar o imposto que deixou de ser cobrado. Redução de base "pura" não é desoneração — não marque por padrão. Campos extras na regra de ICMS:

• ICMS desonerado ✅
• Motivo da desoneração (motDesICMS) — código da tabela SEFAZ: 1 Táxi, 3 Produtor agropecuário, 9 Outros, 12 Fomento, etc.
• Deduz do total (indDeduzDeson) — se marcado, o valor desonerado abate do total da nota (vNF); se não, é só informativo.

Importante: motivo e valor andam juntos — o sistema só emite a desoneração quando há ICMS desonerado + motivo. Isso evita a rejeição 627.

Exemplo A — CST 40 (isento, desonerado, deduz do total). Item de R$ 1.000 → item sem destaque (vBC/vICMS = 0) · vICMSDeson 180,00 · motDesICMS 9 · indDeduzDeson 1 · vNF abatido para 820,00.

Exemplo B — CST 20 (redução de base com benefício, sem deduzir). Item de R$ 1.000 → vBC 600,00 · vICMS 108,00 · pRedBC 40 · vICMSDeson 72,00 (ICMS cheio − ICMS reduzido = (1.000 − 600) × 18%) · vNF não abatido (1.000,00).

cBenef — código de benefício fiscal (obrigatório em SP)

Em São Paulo (e outras UFs), quando a CST tem benefício (20, 30, 40, 41, 50, 70…) a SEFAZ exige o código do benefício fiscal (cBenef) — sem ele, a nota é recusada com a rejeição 930.

O cBenef não fica na matriz: ele é informado por item na emissão (campo Código de benefício fiscal). O código sai da tabela oficial da sua UF — em SP, em portal.fazenda.sp.gov.br → cBenef, na coluna correspondente à CST. Exemplos reais de SP: SP010030 (amostra grátis, CST 40), SP020030 (cesta básica, CST 20). Em caso de dúvida, confirme com sua contabilidade qual benefício se aplica ao produto.

ICMS-ST (substituição tributária)

Regra de ICMS-ST (além da regra de ICMS próprio). Em operação interestadual, o sistema calcula a MVA ajustada automaticamente (equaliza a carga ao destino) e usa o pMVAST ajustado no XML; operação interna usa a MVA original. O CEST do produto é obrigatório quando há ST.

DIFAL (diferencial de alíquota)

Para vendas interestaduais a consumidor final não contribuinte (a operação fiscal precisa estar marcada como consumidor final e o cliente como não contribuinte). O sistema preenche o grupo gICMSUFDest (base "por dentro", partilha 100% destino).

Para as UFs de base única (AC, AP, AM, CE, DF, ES, MT, RN, RO, RR), crie a regra com Base dupla desmarcada.

O DIFAL de não contribuinte fica suspenso no Simples Nacional (ADI 5464/STF) — só o Regime Normal recolhe. O sistema respeita isso automaticamente.

IPI

Item de R$ 1.000 a consumidor final → vIPI 100,00, e o IPI entra na base do ICMS (vBC 1.100).

PIS / COFINS

Duas regras (uma para cada). Sem regra de PIS/COFINS, o sistema emite o grupo "Outras operações" (CST 99) zerado, que é aceito pela SEFAZ — cadastre as regras quando houver tributação efetiva.

IBS / CBS / IS (Reforma Tributária)

A partir de 2026 a NF-e carrega os tributos atuais e os novos. Cadastre uma regra para cada:

Vigência anual é obrigatória aqui: as alíquotas de IBS/CBS sobem de 2026 a 2033. Use uma regra por ano (vigência 01/01 a 31/12). O IS integra a base do IBS/CBS (LC 214).

O CST e o cClassTrib são obrigatórios na regra. Eles dizem como o item é tributado, e o sistema não escolhe por você: sem os dois cadastrados, a emissão é bloqueada antes de gerar o número da nota, com a mensagem indicando o item. O cClassTrib tem 6 dígitos e começa pelo CST a que pertence — as classes do CST 000 (tributação integral) são 000001 a 000005; 000000 não existe. Na dúvida, confirme com o seu contador ou pergunte à assistente Via, que consulta a tabela nacional oficial e cita a fonte.

Notas autorizadas antes desta mudança podem ter saído com 000000: o XML autorizado é imutável e não se corrige. Confira também as regras já cadastradas — o campo exibia ex.: 000000 como exemplo até 08/09/2026, e uma regra que tenha esse valor digitado continua emitindo, porque a validação da emissão confere formato, não existência. Abrir a regra e salvar já acusa o erro.

Receituário: as operações mais comuns

A matriz trata só dos tributos. Quem é a operação (venda, revenda, devolução…) e qual CFOP sai na nota é definido no cadastro de Operações fiscais — ali você informa o CFOP dentro do estado (5xxx) e fora do estado (6xxx), e o sistema escolhe um ou outro pela rota.

A matriz se liga ao Tipo de operação (Saída/Entrada) e, opcionalmente, a uma Operação fiscal. Uma regra sem operação vale para todas as operações do tipo — "venda" e "revenda" usam as mesmas regras de Saída, e o que muda é o CFOP da operação fiscal. Uma regra com a operação preenchida (ex.: Garantia, Remessa, Bonificação) vale só para as notas dessa operação e vence qualquer regra geral, inclusive a de produto, NCM, cliente ou UF. Assim a garantia pode sair sem tributação sem duplicar produtos.

Atenção: cada tributo é resolvido separadamente. Para uma operação não tributada, crie a regra da operação para todos os tributos (ICMS, PIS, COFINS, IPI se houver, IBS e CBS); o que ficar sem regra da operação continua saindo pela regra geral de venda. Confirme CFOP e CSTs com a sua contabilidade.

Cada receita abaixo tem duas partes: (A) como cadastrar a operação fiscal e (B) quais regras da matriz criar. CFOPs e CSTs são os de maior ocorrência — confirme com sua contabilidade o que se aplica ao seu produto/UF.

1. Revenda — comércio (mercadoria de terceiros)

A operação mais comum do varejo/atacado: você compra e revende.

(A) Operação fiscal: Tipo Saída · Finalidade Normal · Consumidor final conforme o cliente · CFOP dentro 5102 / fora 6102 (venda de mercadoria adquirida de terceiros).

(B) Matriz (todas Saída): ICMS 00 (alíquota da sua UF, ex. 18), PIS 01 1.65, COFINS 01 7.6. Sem IPI (comércio não destaca IPI).

2. Venda da indústria (produção própria, com IPI)

Quem industrializa e vende a própria produção.

(A) Operação fiscal: Tipo Saída · CFOP 5101 / 6101 (venda de produção do estabelecimento).

(B) Matriz (Saída): ICMS 00 · IPI 50 com a alíquota do NCM (TIPI) · PIS 01 · COFINS 01. Lembre: entre contribuintes para revenda/industrialização o IPI fica fora da base do ICMS; a consumidor final ou uso/consumo, entra (o sistema decide pela destinação do item — na tela Emitir, a destinação e os demais campos fiscais do item ficam na janela do botão Fiscal).

3. Venda a consumidor final de outra UF (com DIFAL)

Venda interestadual a não contribuinte (ex.: e-commerce para pessoa física em outro estado).

(A) Operação fiscal: Tipo Saída · Consumidor final ✅ · CFOP 6108 (venda a não contribuinte) — ou 6107 para produção própria. O cliente deve estar como não contribuinte.

(B) Matriz: as regras de Saída de ICMS/PIS/COFINS mais uma regra de DIFAL (alíq. interna do destino, alíq. interestadual 7/12%, FCP se a UF tiver, Base dupla conforme a UF). O DIFAL só é calculado quando a rota é interestadual + consumidor final + não contribuinte + Regime Normal (no Simples fica suspenso — ADI 5464).

4. Venda com Substituição Tributária (ST)

Produto sujeito a ST (bebidas, autopeças, cosméticos…), quando você é o substituto (recolhe o ST).

(A) Operação fiscal: Tipo Saída · CFOP 5401 / 6401 (produção própria sujeita a ST) ou 5403 / 6403 (revenda sujeita a ST). O produto precisa de CEST no cadastro.

(B) Matriz: regra de ICMS com CST 10 (ou 70 com redução) + uma regra de ICMS-ST (MVA, alíq. interna do destino, alíq. interestadual — a MVA ajustada interestadual é automática) + FCP-ST se a UF exigir. Para acertar só esse produto, chaveie as regras por NCM ou Grupo de NCM (assim o restante do catálogo continua na regra geral).

Revenda de mercadoria com ST já retida (CST 60 / CSOSN 500)

O caso mais comum do comércio: você compra um produto cujo ICMS-ST já foi retido pela indústria/ distribuidor e revende. Você não recolhe ST de novo — só informa o que já foi pago na cadeia.

(A) Operação fiscal: Tipo Saída · CFOP 5405 / 6404 (revenda de mercadoria com ST já retida).

(B) Matriz: uma única regra de ICMS com CST 60 (Regime Normal) ou CSOSN 500 (Simples), informando MVA + alíquota interna do destino (e a interestadual, se a compra veio de outra UF). O sistema reconstrói os valores do ST retido (vBCSTRet, pST, vICMSSubstituto, vICMSSTRet) a partir do valor do item — sem destaque de ICMS próprio nem digitação na emissão. Informe FCP-ST na mesma regra se a UF exigir o FCP-ST retido.

5. Devolução (de compra ou de venda)

Devolver mercadoria recebida (ou registrar a devolução de uma venda sua).

(A) Operação fiscal: Tipo Saída · Finalidade Devolução · CFOP 5202 / 6202 (devolução de compra para comercialização) ou 5201 / 6201 (para industrialização). Na emissão, referencie a chave da nota original (a finalidade Devolução pede a NFref) e espelhe os mesmos tributos/valores da nota que está sendo devolvida.

(B) Matriz: use as mesmas regras dos tributos da operação original (mesma CST/alíquota) — a devolução reproduz a carga da entrada. (Devolução de mercadoria é finalidade Devolução + IBS/CBS normal; não confunda com gDevTrib, que é cashback de energia/água/gás — ver seção da Reforma.)

6. Venda a contribuinte para uso/consumo ou ativo (destinação)

Quando o cliente é contribuinte mas a mercadoria é para uso/consumo ou ativo imobilizado dele (não para revenda).

(A) Operação fiscal: Tipo Saída · CFOP 5102 / 6102 (ou 5101/6101 se produção própria).

(B) Matriz: as mesmas regras de Saída. O detalhe fica na emissão: marque a destinação do item como Uso e consumo ou Ativo imobilizado — aí o IPI passa a integrar a base do ICMS (e, se for interestadual a contribuinte para uso/consumo, há recolhimento de DIFAL pelo destinatário, fora da sua nota).

7. Emitente do Simples Nacional

Se o emitente é do Simples/MEI, troque CST por CSOSN nas regras de ICMS:

PIS/COFINS/IPI seguem iguais. DIFAL fica suspenso (ADI 5464).

MEI (Microempreendedor Individual)

O MEI é um regime próprio no cadastro do emitente — selecione "Simples Nacional - MEI" no campo Regime tributário (corresponde ao CRT 4 da NF-e). Fiscalmente o MEI tributa como o Simples: usa os mesmos CSOSN no ICMS (102, 500, 201…) e tem o DIFAL suspenso (ADI 5464).

Por isso a matriz não exige regras separadas para o MEI: as regras que você já cadastrou com regime Simples Nacional são aplicadas automaticamente ao emitente MEI. O sistema trata o MEI como Simples na hora de resolver a regra — você não precisa duplicar a matriz só por causa do CRT.

Na prática: cadastre as regras de ICMS com CSOSN marcando o regime como Simples Nacional (ou deixe em branco) e o emitente MEI já emite corretamente — sem recadastrar nada. Só crie regras com regime MEI se quiser uma tributação específica que difira do Simples.

CSTs e CSOSN cobertos pelo motor

O cálculo modela explicitamente: ICMS CST 00, 20 (redução), 40/41/50 (isento/não-trib./ suspensão, com desoneração opcional), 51 (diferimento parcial/total), 10/70 (com a regra de ICMS-ST), 60 (ST já retida na entrada — revenda), 02/15/53/61 (monofásico de combustíveis); CSOSN 101/102/103/201/202/203/300/400/500. CST 30 é tratada como isenta (sem destaque). Para qualquer CST não listada acima, o sistema bloqueia a emissão com um erro claro em vez de gerar uma nota incorreta — fale com o suporte.

Diferimento do ICMS (CST 51)

Quando o ICMS da operação é adiado (parcial ou totalmente) para a etapa seguinte da cadeia — comum em insumos agropecuários, sucata e alguns regimes estaduais. Crie uma regra de ICMS com CST 51, informando a alíquota e o % de diferimento (pDif). O sistema calcula:

• vICMSOp = base × alíquota (o imposto que seria devido sem diferimento);
• vICMSDif = vICMSOp × pDif (a parcela diferida);
• vICMS = vICMSOp − vICMSDif (o efetivamente devido — 0 no diferimento total, pDif 100).

A base aceita redução (campo Redução de base). O pDif vem da legislação estadual (RICMS) do seu produto/operação — confirme com a contabilidade.

Em SP (e UFs com a regra), o diferimento exige o código de benefício fiscal (cBenef) da tabela da UF (informe-o por item na emissão), senão a SEFAZ recusa com a rejeição 930; e o sistema sempre emite pRedBC (0,00 quando não há redução), exigido pela rejeição 929. Validado em homologação SEFAZ-SP.

Exemplo completo — uma venda interna SP → SP

Para uma venda tributada normal dentro de SP (Regime Normal), você teria estas regras (todas Saída, UF origem/destino em branco ou SP, vigência a partir de hoje):

Na emissão, escolha emitente, cliente, operação e produtos — o sistema resolve cada tributo pela regra mais específica vigente e monta a nota.

Simulador (teste antes de emitir)

Antes de emitir, valide em Fiscal → Simulador: escolha emitente, cliente, operação e produtos e veja exatamente quais regras foram aplicadas e os valores calculados, sem gerar nota nenhuma. É a forma mais rápida e segura de conferir a matriz — use sempre que criar ou alterar uma regra.

Grupo de NCM como chave da regra

Além de produto, NCM, grupo de produto/cliente e UF, a regra aceita Grupo de NCM como chave — útil para tributar uma família inteira (bebidas, autopeças…) com uma regra só. Cadastre o grupo em Cadastros → Grupos de NCM e selecione-o na regra. Na disputa de especificidade, um NCM exato vence o grupo.

Destinação do item (IPI na base do ICMS)

Quando o produto tem IPI, ele pode ou não integrar a base do ICMS. A regra: o IPI só fica fora da base quando a operação é entre contribuintes E o item é para revenda/ industrialização. Em uso/consumo, ativo imobilizado, venda a não contribuinte ou a consumidor final, o IPI entra na base. O sistema decide isso por item — informe a destinação do item na emissão (ou via API) quando for uso/consumo/ativo.

Simples Nacional com ST e crédito (CSOSN 201/202/203)

Para emitente do Simples que vende com substituição tributária:

• CSOSN 201 (com permissão de crédito): informe a Alíquota de crédito SN (pCredSN %) na regra de ICMS — o sistema emite pCredSN e vCredICMSSN (exigidos pelo XSD). Some uma regra de ICMS-ST (MVA + alíquota interna do destino) para o cálculo do ST.
• CSOSN 202/203 (sem crédito): não informe pCredSN.

CSOSN 201 não é compatível com destinatário não contribuinte — o crédito pressupõe um adquirente contribuinte (a SEFAZ rejeita com cStat 600 caso contrário).

Reforma: devolução de tributos (gDevTrib) e Imposto Seletivo (IS)

• IS (Imposto Seletivo): crie uma regra de IS com alíquota ad valorem (% sobre o item) e/ou específica por unidade. O vIS integra a base de IBS/CBS (LC 214) e é totalizado à parte (não soma no total da nota).
• gDevTrib (devolução de tributos): campo opt-in por item na emissão, para o cashback de tributos em fornecimento de energia/água/gás (NT 2025.002). Não é para devolução de mercadoria — devolução de mercadoria usa IBS/CBS normal + finalidade Devolução + nota referenciada.