Cadastros

Tudo o que uma NF-e precisa vem dos cadastros. Capriche aqui e a emissão vira dois cliques.

Já tem clientes e produtos numa planilha? Use Importar cadastros (CSV/Excel) nas telas de Produtos e Clientes em vez de digitar um a um.

Como preencher os campos (validação)

Os campos com formato fixo são validados enquanto você digita: se o valor estiver inválido, o campo fica vermelho com uma mensagem e o botão Salvar avisa o que corrigir. Você não precisa digitar máscara — o sistema remove pontos, traços e barras automaticamente e guarda só o necessário.

CNPJ alfanumérico (a partir de julho/2026)

A Receita Federal passa a emitir CNPJ alfanumérico para novas inscrições a partir de jul/2026: 12 posições com letras e números + 2 dígitos verificadores numéricos. Os cadastros do Notavia já aceitam esse formato (ex.: 12.ABC.345/01DE-35) e validam o dígito verificador — o CNPJ numérico tradicional continua funcionando normalmente.

Produtos

Vídeo (2:29, com legendas): Cadastro de produtos — NCM sugerido, grupo e peso. Também na biblioteca Aprenda do portal.

Em Cadastros → Produtos:

• Código — seu identificador interno (SKU). Único por empresa.
• NCM — 8 dígitos, obrigatório na NF-e. Em caso de dúvida, confirme com sua contabilidade.
• CEST — obrigatório quando o produto tem substituição tributária.
• Unidade e valor unitário padrão (podem ser alterados na emissão).
• Origem da mercadoria — 0 (nacional), 1/2 (importada) etc. Afeta o CST/CSOSN e o cálculo dos tributos aproximados (IBPT).
• Grupo de produto — opcional, mas útil: a matriz de impostos pode ter regras por grupo (ex.: "Bebidas" inteiro com a mesma regra de ICMS-ST).

Clientes

Vídeo (2:31, com legendas): Como cadastrar clientes — Buscar por CNPJ, exterior e planilha. Também na biblioteca Aprenda do portal.

Em Cadastros → Clientes:

• Clique em Buscar CNPJ para preencher razão social e endereço automaticamente.
• Indicador de IE: contribuinte, isento ou não contribuinte — define como o ICMS é destacado (inclusive o DIFAL em vendas interestaduais para consumidor final).
• E-mail — endereço para onde vão o XML e o DANFE quando a nota é autorizada. O envio nasce desligado para a conta inteira: preencher o e-mail aqui não basta, é preciso ligar em Administração → Comunicação → E-mail da NF-e (lá também se personaliza assunto e corpo). Cliente sem e-mail é simplesmente dispensado do envio. Veja E-mail da NF-e.
• Grupo de cliente — permite regras de imposto específicas (ex.: "Órgãos públicos").
• Inscrição SUFRAMA (8-9 dígitos) — obrigatória em venda com isenção para a Zona Franca de Manaus e áreas de livre comércio (a SEFAZ valida o dígito verificador e rejeita a nota sem ela — erro 625). Use com operação de CFOP 5110/6110 (venda para a ZFM).

Operações fiscais

Vídeo (1:39, com legendas): Operações fiscais — natureza, CFOP e consumidor final. Também na biblioteca Aprenda do portal.

A operação fiscal descreve a natureza da operação: venda, devolução, remessa, bonificação…

• Código — identificador curto (ex.: VENDA-SP).
• CFOP — dentro do estado (5xxx), interestadual (6xxx) ou exterior (7xxx).
• Finalidade — normal, complementar, ajuste ou devolução.
• Tipo de operação — saída ou entrada.
• Consumidor final — marque quando a venda é a consumidor final (uso/consumo). Isso é o que habilita o DIFAL em vendas interestaduais a não contribuinte e faz o IPI entrar na base do ICMS. Venda a cliente não contribuinte exige esta marcação (senão, rejeição 696).

Na emissão você escolhe a operação e o sistema usa o CFOP dela em todos os itens. O cálculo dos impostos vem da Matriz de impostos.

Transportadoras

Vídeo (1:52, com legendas): Como cadastrar uma transportadora e usar na emissão. Também na biblioteca Aprenda do portal.

Em Cadastros → Transportadoras você guarda os dados de quem transporta (CNPJ/CPF, razão social, inscrição estadual, endereço, município/UF) para não redigitar a cada nota. Use Buscar CNPJ para preencher automaticamente. Na emissão, basta escolher a transportadora cadastrada no painel "Frete, despesas e transporte" — os campos do transporte são preenchidos sozinhos.

Pela API de integração, transportadoras também têm upsert idempotente (PUT /api/integracao/transportadoras/{cpfCnpj}).

Dica: na tela de emissão, ao lado dos campos de cliente, operação e transportadora há um botão + que abre um cadastro rápido sem sair da nota — ao salvar, o registro já vem selecionado. O botão Novo produto (na tabela de itens) faz o mesmo e já adiciona o produto à nota.

Grupos (produto e cliente)

Vídeo (1:47, com legendas): Grupos de produto, de cliente e de NCM na matriz de impostos. Também na biblioteca Aprenda do portal.

Grupos servem para a matriz de impostos: em vez de criar uma regra por produto, crie uma por grupo. A regra mais específica sempre vence — se um produto tiver regra própria, ela prevalece sobre a do grupo.

Em Cadastros → Grupos de produto, só código e nome são obrigatórios. Os dois campos seguintes economizam digitação no cadastro de cada item:

• NCM padrão — sugerido no produto novo do grupo. É ponto de partida, não trava: o produto pode ter NCM próprio, e é ele que vale na nota.
• CEST padrão — mesma ideia para o CEST (usado quando há substituição tributária).

O grupo de cliente é a mesma tela sem esses dois campos — cliente não tem NCM nem CEST. Ele serve para segmentar a matriz por perfil de comprador (varejo, atacado, consumidor final).

Escolher o grupo no cadastro do produto preenche os padrões na hora e avisa quais campos foram preenchidos — dá para conferir e trocar antes de salvar. Trocar o padrão do grupo depois não mexe nos produtos já cadastrados.

Faltou o grupo na hora de cadastrar o produto ou o cliente? O botão + ao lado do campo Grupo abre o cadastro rápido ali mesmo — código, nome e, no grupo de produto, os padrões de NCM e CEST. Ao salvar, o grupo novo já volta selecionado.

Sugerir NCM pela descrição

Não sabe o NCM do produto? No cadastro do produto (e no cadastro rápido da emissão) clique Sugerir NCM pela descrição: o sistema busca no catálogo oficial de NCM e devolve os candidatos mais prováveis a partir do texto que você digitou. Clique no que se aplica para preencher.

É uma sugestão determinística (busca no catálogo, sem IA) — devolve só NCMs que existem. A classificação fiscal é responsabilidade sua: confira antes de usar.

Grupos de NCM (matriz por família)

Vídeo (1:57, com legendas): Grupo de NCM — uma regra de imposto para a família inteira. Também na biblioteca Aprenda do portal.

Em Cadastros → Grupos de NCM você agrupa vários NCMs sob um código (ex.: "BEB" com os NCMs de bebidas) para criar uma regra de imposto para a família inteira. Cada NCM pertence a no máximo um grupo. O grupo é derivado automaticamente do NCM do produto — você não vincula produto a grupo.

Na matriz, um NCM exato numa regra vence o grupo (mais específico). Veja Matriz de impostos.