Emitir NF-e

Vídeo (3:21, com legendas): Como emitir uma NF-e do começo ao fim, com os grupos da Reforma. Também na biblioteca Aprenda do portal.

Em Notas → Emitir NF-e.

Passo a passo

1. Emitente — escolha o CNPJ emissor. O emitente padrão já vem pré-selecionado; com um único emitente, ele é selecionado automaticamente. Logo acima do formulário, uma faixa colorida indica o ambiente do emitente escolhido: amarela = homologação (teste, sem valor fiscal) · verde = produção (valor fiscal). O ambiente é trocado no cadastro do emitente.
2. Cliente e operação fiscal.
3. Itens — adicione produtos e quantidade; ao escolher o produto, o valor unitário vem preenchido com o do cadastro e pode ser alterado nesta nota (apagado, vale o do cadastro); cada item aceita desconto próprio. O botão Fiscal na linha do item abre a janela Fiscal do item com os campos fiscais opcionais: destinação (uso/consumo e ativo fazem o IPI entrar na base do ICMS), Código de benefício fiscal (cBenef) — obrigatório em SP e outras UFs (veja Matriz → desoneração e cBenef) —, devolução de tributos (só energia/água/gás) e o documento referenciado da devolução. O rótulo vira Fiscal ✓ quando algo está preenchido.
4. Totais da nota (painel opcional) — frete, seguro e outras despesas são rateados proporcionalmente entre os itens e entram na base de cálculo dos impostos.
5. Pagamento (painel opcional) — forma (dinheiro, PIX, cartão, boleto…) e indicador à vista/a prazo. Sem informar, a nota sai como "sem pagamento" (tPag 90), adequado para remessas e transferências. Há também o campo Troco: quando usado, a soma dos pagamentos deve ser o total da nota + troco (o sistema confere antes de transmitir).
6. Transporte (painel opcional) — modalidade do frete, transportadora e volumes.
7. Cobrança (painel opcional) — fatura e duplicatas (a soma das duplicatas deve fechar com o total da nota).
8. Observações (painel opcional) — informações complementares livres (nº do pedido, condições de entrega, mensagens ao cliente). Entram no XML (infCpl) e na seção "Dados adicionais" do DANFE, antes dos tributos aproximados.
9. Emitir — o sistema calcula os impostos pela matriz, monta o XML, assina com seu certificado A1 e transmite à SEFAZ. A resposta é imediata: Autorizada ou Rejeitada (com o motivo).

O total da nota, antes de emitir

No rodapé da tela, sempre visível, fica o total da nota — ele se atualiza sozinho conforme você preenche item, quantidade, valor, desconto, frete, seguro e outras despesas.

Esse valor não é a soma dos itens: é o resultado da sua matriz de impostos na data da operação. Frete, seguro e outras despesas entram na base de cálculo; o desconto sai dela; e impostos como ICMS-ST e IPI somam ao valor da nota. Ao lado do total aparece a composição — produtos, frete, desconto e quanto os impostos acrescentam.

É o mesmo cálculo que a emissão usa, então o número do rodapé é o valor que a nota vai ter. É também contra ele que os avisos de Pagamento e de Cobrança (duplicatas) pedem para conferir a soma.

Enquanto faltar emitente, cliente, operação ou um item com produto, o rodapé mostra apenas um traço — não há como calcular imposto sem saber quem vende, para quem e o quê.

Depois da autorização

• O XML autorizado fica guardado de forma imutável (exigência legal de 5 anos) — baixe-o no detalhe da nota, ou todos de uma vez em Exportar seus XMLs.
• O DANFE (PDF) é gerado sob demanda no botão DANFE.
• Se o cliente tiver e-mail cadastrado, XML + DANFE são enviados automaticamente a ele.

Numeração

A numeração é sequencial e automática por emitente. Importante: o número é reservado antes da transmissão (ele faz parte da chave de acesso). Se a transmissão falhar por problema de comunicação, aquele número fica "queimado" — regularize com uma inutilização da faixa. Isso é normal e previsto pela SEFAZ.

Rejeições

Se a SEFAZ rejeitar, a tela mostra o código e o motivo (ex.: rejeição 539 — duplicidade). A nota não é gravada como autorizada e o número segue disponível para a próxima tentativa somente se a rejeição ocorreu antes da reserva; caso contrário, o sistema usa o próximo número. Consulte a solução de problemas para as rejeições mais comuns.

Código de Benefício Fiscal (cBenef)

Operações com benefício fiscal (isenção, não-incidência, redução de base, suspensão ou diferimento) exigem o cBenef — o código sai da tabela cBenef da sua UF. Informe-o no campo Cód. Benefício Fiscal (cBenef) de cada item — botão Fiscal na linha do item (abre a janela "Fiscal do item"; o rótulo vira Fiscal ✓ quando algo está preenchido).

Várias UFs já rejeitam a NF-e/NFC-e sem o cBenef nessas operações (validação SEFAZ RV 930): PR (desde 2019), RJ (2019), RS (2020), DF e GO (2023), ES (2024), SC (2025) e SP a partir de 06/04/2026 (Portaria SRE 70/2025 — inclusive para o Simples Nacional). Para emitente nessas UFs o sistema bloqueia a emissão antes de reservar o número (não queima numeração) quando um item de benefício está sem o cBenef, indicando quais itens preencher. CSTs de benefício: 20/30/40/41/50/51/53/70 (e, no Simples em SP, CSOSN 103/300/400). Sem código específico na tabela (ex.: imunidade de exportação), use a literal SEM CBENEF (o RJ não aceita essa literal — informe um código da tabela). A regra não incide em devolução com destino interestadual/exterior (exceção da própria RV 930). Emitentes de outras UFs não são bloqueados pelo sistema — se a UF exigir, a SEFAZ é quem valida.

Tributos aproximados (Lei do Imposto na Nota)

Com a tabela IBPT importada, o DANFE mostra automaticamente o valor aproximado dos tributos (federal/estadual/municipal), como exige a Lei 12.741/2012.

Peso, volumes e embalagens

O peso da nota e os volumes do transporte são calculados a partir do peso dos produtos e das embalagens cadastradas. Veja Peso, embalagens e volumes.

Repetir uma nota

Para emitir algo parecido com uma nota já feita, abra-a em Notas e clique Repetir em nova emissão — a tela Emitir abre pré-preenchida (emitente, cliente, operação, itens, frete e observações) para você revisar e confirmar. Nada é emitido automaticamente.